Erstaussteller-Guide: von der Buchung bis zum 48-Stunden-Follow-up
Leitfaden für Erstaussteller: was Sie vor der Buchung entscheiden, in den letzten 30 Tagen vorbereiten, am Stand tun und in den 48 Stunden danach erledigen.
Ihre erste Messe ist auf eine Weise teuer, die auf keiner Rechnung steht. Neben Stand und Reisekosten investieren Sie zwei Wochen Aufmerksamkeit des Teams vor der Veranstaltung und mindestens eine Woche danach. Die meisten Erstaussteller unterschätzen diese zweite Kostenart, und genau sie entscheidet darüber, ob sich die Messe rechnet.
Bevor Sie irgendetwas unterschreiben, formulieren Sie ein Ziel in einem einzigen Satz. Zwanzig qualifizierte Gespräche mit Werksleitern aus einer Branche sind ein Ziel. Markenbekanntheit ist keines, weil danach niemand sagen kann, ob Sie es erreicht haben. Prüfen Sie, ob das Besucherprofil der Messe diese Personen enthält, und budgetieren Sie die Arbeitszeit des Teams, nicht nur den Stand.
Der klassische Anfängerfehler ist, das gesamte Budget in den Stand zu stecken und nichts in das Gespräch. Ein bescheidener Stand mit klarer Botschaft und funktionierender Demo schlägt einen großen leeren. Besucher entscheiden in Sekunden, ob Sie relevant sind, deshalb sollte Ihre Rückwand das Problem benennen, das Sie lösen, nicht Ihr Unternehmen.
Die letzten 30 Tage gehören der Einladung, nicht der Druckerei. Ziehen Sie eine Liste von Kunden, offenen Opportunities und Zielkunden, die wahrscheinlich kommen, laden Sie sie zu einem festen Termin an Ihren Stand ein und tragen Sie jedes bestätigte Treffen in einen gemeinsamen Kalender ein. Fünfzehn vorab vereinbarte Termine schlagen jede Menge Laufkundschaft.
Besetzen Sie den Stand mit Leuten, die das Produkt kennen, und briefen Sie sie am Abend zuvor. Das Briefing passt auf eine Seite: das Ziel, drei Fragen an jeden Besucher und die Definition eines qualifizierten Leads. Begrenzen Sie die Schichten auf vier Stunden. Müdes Standpersonal setzt sich hin, schaut aufs Handy und hört auf, Blickkontakt zu suchen.
Ein Stapel Visitenkarten ist keine Leadliste. Halten Sie bei jedem Gespräch die Rolle der Person, das beschriebene Projekt oder Problem, den Zeitplan und den vereinbarten nächsten Schritt fest, solange der Besucher noch vor Ihnen steht. Dreißig Sekunden Notizen sparen später eine Stunde Rätselraten und trennen ein echtes Follow-up von einer kalten E-Mail.
Qualifizieren Sie am Stand, nicht danach. Einigen Sie sich vor der Messe auf drei Stufen, zum Beispiel ein laufendes Projekt mit Budget in diesem Jahr, ein relevanter Kontakt ohne aktuelles Projekt und alle anderen. Erfassen Sie die Stufe in einer gemeinsamen Pipeline, die das ganze Team sieht, damit Sie am zweiten Tag wissen, ob Sie im Plan liegen.
Scannen Sie nicht jeden Badge, der vorbeikommt. Giveaways und Verlosungen blähen Ihre Zahl mit Studierenden, Wettbewerbern und Leuten auf, die nur einen Gratiskaffee wollten, und Ihr Vertrieb lernt innerhalb einer Woche, die gesamte Liste zu ignorieren. Hundert qualifizierte Gespräche sind mehr wert als tausend Namen und im Follow-up deutlich günstiger.
Der größte Teil des Werts wird in den 48 Stunden nach der Messe gewonnen oder verloren. Schicken Sie das erste Follow-up, solange der Besucher sich noch an Sie erinnert, und machen Sie es persönlich: das erwähnte Projekt, der vereinbarte nächste Schritt. Eine vorformulierte E-Mail pro Lead, fertig bevor Sie das Gelände verlassen, schlägt jede polierte Kampagne zwei Wochen später.
Bewerten Sie die Messe anhand des Ziels, das Sie vor der Buchung aufgeschrieben haben, nicht anhand der Besucherzahlen. Zählen Sie qualifizierte Gespräche, innerhalb von zwei Wochen vereinbarte Termine und innerhalb von neunzig Tagen eröffnete Opportunities, und vergleichen Sie dann die Kosten pro Opportunity mit Ihren anderen Kanälen. Dieser Vergleich sagt Ihnen, ob Sie nächstes Jahr wiederkommen, und mit welcher Standgröße.