प्री-शो मार्केटिंग चेकलिस्ट: मेला खुलने से पहले मीटिंग बुक करें

ज़्यादातर एक्ज़िबिटर ट्रेड शो को ऐसी चीज़ मानते हैं जो दरवाज़े खुलने पर शुरू होती है। मज़बूत टीमें इसे उस अभियान का आख़िरी हफ़्ता मानती हैं जो दो महीने पहले शुरू हुआ था। उद्घाटन की सुबह उनके कैलेंडर में तय किए गए अकाउंट्स के साथ मीटिंग पहले से दर्ज होती हैं, और स्टॉल पर चलकर आने वाला ट्रैफ़िक योजना नहीं, बोनस होता है।

शुरुआत घोषणा से करें, और उसे रस्मी नहीं, उपयोगी बनाएँ। सिर्फ़ यह कहना कि हम वहाँ होंगे, किसी को कुछ नहीं बताता। आयोजक जब आपकी जगह की पुष्टि कर दे, तो बताएँ कि आगंतुक आपको कहाँ पाएँगे, आप कौन से डेमो ला रहे हैं और कौन से सहकर्मी मौजूद रहेंगे। इसे कंपनी के हर चैनल और शामिल होने वालों की प्रोफ़ाइल पर दोहराएँ।

सबसे पहले अपने मौजूदा ग्राहकों को बुक करें। ये सबसे आसानी से तय होने वाली और आमने-सामने करने के लिए सबसे मूल्यवान मीटिंग हैं, क्योंकि मेला उन गिनी-चुनी जगहों में से है जहाँ रिन्यूअल या रेफ़रेंस की बातचीत बिना अलग यात्रा के हो जाती है। अकाउंट मैनेजरों से कहें कि वे दो-तीन स्लॉट के साथ व्यक्तिगत निमंत्रण भेजें, कोई सामान्य लिंक नहीं।

फिर टारगेट अकाउंट सूची पर काम करें। वे बीस या तीस कंपनियाँ निकालें जिन्हें सेल्स इस साल सबसे ज़्यादा खोलना चाहती है, देखें कि कौन प्रदर्शनी लगा रही है या प्रतिनिधिमंडल भेज रही है, और हर एक के लिए एक नामित ज़िम्मेदार तय करें। अनुरोध छोटा और स्पष्ट रखें: स्टॉल पर पंद्रह मिनट, उनके लिए प्रासंगिक एक चीज़ देखने के लिए, पूरा प्रोडक्ट टूर नहीं।

अपना कुछ बनाने से पहले आयोजक के टूल इस्तेमाल करें। ज़्यादातर बड़े मेले एक एक्ज़िबिटर डायरेक्टरी और एक मैचमेकिंग प्लेटफ़ॉर्म चलाते हैं, जहाँ आगंतुक हफ़्तों पहले मीटिंग का अनुरोध करते हैं। सही श्रेणियों और आप क्या समस्या हल करते हैं, इसके विवरण के साथ प्रोफ़ाइल पूरी करें, और इनबॉक्स रोज़ देखें। एक हफ़्ते तक अनुत्तरित अनुरोध प्रतिस्पर्धी के पास चले जाते हैं।

एक बार में सब कुछ भेजने के बजाय आउटरीच सीक्वेंस चलाएँ। पाँच या छह हफ़्तों में फैले तीन ईमेल, हर एक में मिलने का अलग कारण, अकेले निमंत्रण से बेहतर काम करते हैं। इनके साथ स्टॉल पर तैनात लोगों की ओर से LinkedIn पर संपर्क जोड़ें, क्योंकि किसी असली उपस्थित व्यक्ति का कनेक्शन अनुरोध कंपनी पेज से आए किसी भी संदेश से बेहतर बदलता है।

हर संदेश को एक ही ठिकाना दें: मीटिंग बुकिंग लिंक वाला, इस शो के लिए बना विशेष लैंडिंग पेज। बताएँ कि आप क्या दिखा रहे हैं, कौन मौजूद रहेगा, और आगंतुक को दो क्लिक में स्लॉट चुनने दें। बुकिंग ऐसे साझा कैलेंडर में पहुँचनी चाहिए जो स्टॉल टीम देख सके, ताकि कोई डेमो स्टेशन या आपके इकलौते विशेषज्ञ को दो बार बुक न कर दे।

प्रेस और पार्टनर अपनी अलग सूची के हक़दार हैं। ट्रेड पत्रिकाओं के संपादक शो कवरेज पहले से तय करते हैं, इसलिए नई चीज़ों के बारे में एक छोटा नोट, फ़ोटो और संपर्क के साथ, अक्सर उनकी मुलाक़ात दिलवा देता है। पास में प्रदर्शनी लगा रहे पार्टनर, वितरक और इंटीग्रेटर आपको आगंतुक भेज सकते हैं और बदले में आपके ले सकते हैं, जिसकी लागत पहले की एक बातचीत से ज़्यादा नहीं।

सोचें कि पहले से बुक मीटिंग लीड के गणित को कैसे बदलती हैं। चलकर आया लीड एक अजनबी है, जिसकी भूमिका, बजट और समय-सीमा आप क़िस्मत अच्छी हो तो नब्बे सेकंड में जान पाते हैं। पहले से बुक लीड रिसर्च किया हुआ, ज्ञात प्रोजेक्ट और वहाँ होने के कारण के साथ आता है। ऐसी बीस मीटिंग दो सौ स्कैन किए गए बैज पर भारी पड़ सकती हैं।

चेकलिस्ट को गतिविधि से नहीं, बल्कि पाइपलाइन में उसने क्या छोड़ा, इससे मापें। शो से पहले टारगेट सूची के मुक़ाबले बुक हुई मीटिंग गिनें और नोट करें कि हर एक किस चैनल से आई। बाद में देखें कि अगली तिमाही में पहले से बुक संपर्क और चलकर आए लीड कैसे बदलते हैं। जो भी हो, हर फ़ॉलो-अप अड़तालीस घंटे के भीतर भेजें, जब बातचीत अभी ताज़ा हो।