Fuar öncesi pazarlama kontrol listesi: kapılar açılmadan randevu alın
B2B katılımcılar için fuar öncesi kontrol listesi: duyurular, önceden alınan randevular, organizatörün eşleştirme aracı, e-posta dizileri ve lead matematiği.
Çoğu fuar katılımcısı için fuar, kapılar açıldığı an başlayan bir etkinliktir. Daha güçlü ekipler ise fuarı, iki ay önce başlamış bir kampanyanın kapanış haftası olarak görür. Açılış sabahı takvimlerinde isim isim belirlenmiş hesaplarla görüşmeler zaten yer alır; standa kendiliğinden uğrayan ziyaretçi trafiği ise planın kendisi değil, planın üzerine gelen bir bonustur.
İşe duyuruyla başlayın ve duyuruyu tören havasında değil, işe yarar biçimde yazın. Sadece orada olacağınızı söylemek kimseye bir şey anlatmaz. Organizatör yerinizi teyit ettiğinde ziyaretçilerin sizi nerede bulacağını, hangi demoları getirdiğinizi ve hangi ekip arkadaşlarınızın stantta olacağını açıkça belirtin. Aynı mesajı şirket kanallarında ve fuara katılacak herkesin kişisel profillerinde tekrar edin.
Önce mevcut müşterilerinizle randevu alın. Bunlar hem en kolay bağlanan hem de yüz yüze yapılması en değerli görüşmelerdir; çünkü fuar, bir yenileme ya da referans sohbetinin özel bir seyahat gerektirmeden gerçekleşebildiği nadir yerlerden biridir. Müşteri temsilcileriniz genel bir bağlantı göndermek yerine iki ya da üç saat seçeneği içeren kişisel davetler yazsın.
Ardından hedef hesap listesine geçin. Satış ekibinin bu yıl en çok kapısını açmak istediği yirmi ya da otuz şirketi çıkarın, hangilerinin fuara katıldığını ya da heyet gönderdiğini kontrol edin ve her birini ismen bir sorumluya atayın. Talebiniz küçük ve net olsun: ürün turu değil, onlarla doğrudan ilgili tek bir şeyi görmeleri için stantta on beş dakika.
Kendi araçlarınızı kurmadan önce organizatörün araçlarını kullanın. Büyük fuarların çoğunda bir katılımcı rehberi ve ziyaretçilerin haftalar öncesinden görüşme talebi gönderdiği bir eşleştirme platformu bulunur. Profilinizi doğru kategorilerle ve hangi sorunu çözdüğünüzü anlatan bir açıklamayla eksiksiz doldurun, gelen kutusunu her gün kontrol edin. Bir hafta yanıtsız kalan talepler bir rakibe gider.
Tek seferlik toplu gönderim yerine bir iletişim dizisi yürütün. Beş ya da altı haftaya yayılmış, her biri farklı bir görüşme gerekçesi taşıyan üç e-posta, tek bir davetten çok daha iyi sonuç verir. Bunları stantta görev alacak kişilerin LinkedIn temaslarıyla destekleyin; fuarda gerçekten bulunacak bir kişiden gelen bağlantı isteği, şirket sayfasından çıkan her şeyden daha iyi dönüşüm sağlar.
Her mesajın tek bir varış noktası olsun: fuara özel, içinde randevu alma bağlantısı bulunan bir açılış sayfası. Neyi sergilediğinizi ve kimlerin orada olacağını söyleyin, ziyaretçi iki tıkla bir saat seçebilsin. Randevular, stant ekibinin görebildiği ortak bir takvime düşmeli; böylece kimse demo istasyonunu ya da tek uzmanınızı aynı saate iki kez yazmaz.
Basın ve iş ortakları ayrı bir listeyi hak eder. Sektör yayınlarının editörleri fuar haberlerini önceden planlar; yeniliklerinizi anlatan kısa bir not, bir fotoğraf ve bir iletişim kişisi çoğu zaman bir stant ziyareti kazandırır. Yakınınızda sergileyen iş ortakları, distribütörler ve entegratörler size ziyaretçi yönlendirebilir ve karşılığında sizinkileri alabilir; bunun maliyeti, fuardan önce yapılacak tek bir görüşmeden ibarettir.
Önceden alınan randevuların lead matematiğini nasıl değiştirdiğini düşünün. Standa kendiliğinden gelen bir lead, rolünü, bütçesini ve zamanlamasını şansınız varsa doksan saniyede öğrenebildiğiniz bir yabancıdır. Önceden randevu almış bir lead ise hakkında araştırma yapılmış, projesi bilinen ve orada bulunmak için somut bir nedeni olan biri olarak gelir. Bu türden yirmi görüşme, taranmış iki yüz yaka kartından daha ağır basabilir.
Kontrol listesini yapılan aktiviteyle değil, pipeline'da bıraktığı sonuçla ölçün. Fuardan önce alınan randevuları hedef listesiyle karşılaştırarak sayın ve her birinin hangi kanaldan geldiğini not edin. Fuardan sonra, önceden randevu almış kişilerle standa kendiliğinden gelenlerin takip eden çeyrekte nasıl dönüştüğünü karşılaştırın. Her durumda, her takip mesajını sohbet henüz tazeyken, kırk sekiz saat içinde gönderin.